مرحله 1: تعیین اهداف و اولویت های واضح

اولین گام برای بهبود سازمان شخصی خود، تعیین اهداف و اولویت های واضح است. این شامل شناسایی چیزی است که می خواهید به آن برسید و چه چیزی برای شما مهم است. برای تأمل در ارزش‌ها، علایق و اهداف بلندمدت خود زمان بگذارید. هنگامی که ایده روشنی از آنچه می خواهید به دست آورید دارید، می‌توانید لیستی از اهداف خاص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و محدود به زمان (SMART) ایجاد کنید.

مرحله 2: ایجاد یک سیستم زمان بندی

هنگامی که اهداف و اولویت های خود را تعیین کردید، گام بعدی ایجاد یک سیستم زمان بندی است که برای شما کار می کند. این می‌تواند یک برنامه ریز، تقویم یا برنامه باشد که به شما کمک می کند قرار ملاقات ها، ضرب الاجل ها و وظایف خود را پیگیری کنید. سیستمی را انتخاب کنید که متناسب با سبک زندگی و ترجیحات شما باشد، و مطمئن شوید که استراحت های منظم و زمانی را برای مراقبت از خود برنامه ریزی کنید.

مرحله 3: فضا و زندگی دیجیتال خود را شلوغ کنید

به هم ریختگی می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر سازمان شخصی شما داشته باشد، بنابراین ضروری است که فضا و زندگی دیجیتالی خود را شلوغ کنید. با سازماندهی فضای فیزیکی خود، مانند خانه یا محل کار، شروع کنید و از شر وسایلی که دیگر نیازی ندارید یا استفاده نمی کنید خلاص شوید. به همین ترتیب، با سازماندهی فایل‌های کامپیوتری، ایمیل‌ها و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی، زندگی دیجیتالی خود را بی‌قرار کنید.

مرحله 4: یک لیست وظایف ایجاد کنید و وظایف را اولویت بندی کنید

ایجاد لیست وظایف و اولویت بندی وظایف برای بهبود سازمان شخصی شما ضروری است. با تهیه لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید شروع کنید و سپس آنها را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت بندی کنید. از ماتریس آیزنهاور برای دسته بندی وظایف خود به چهار ربع استفاده کنید: فوری و مهم، مهم اما نه فوری، فوری اما نه مهم، و نه فوری یا مهم.

مرحله 5: از Time-Blocking برای مدیریت زمان خود استفاده کنید

انسداد زمان یک تکنیک بهره وری است که شامل زمان بندی بلوک های ثابت و بدون وقفه زمانی برای کارهای خاص است. این می‌تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید و از انجام چند کار اجتناب کنید، که می‌تواند بهره وری را کاهش دهد و استرس را افزایش دهد. از زمان‌بندی برای برنامه‌ریزی مهم‌ترین وظایف‌تان، مانند اهداف هوشمندانه‌تان، استفاده کنید و مطمئن شوید که استراحت‌های منظم و زمانی برای مراقبت از خود در نظر گرفته‌اید.

مرحله 6: یک قانون “یک لمس” را اجرا کنید

قانون “یک لمس” یک تکنیک بهره وری است که شامل دست زدن به هر مورد فقط یک بار است. این بدان معنی است که وقتی یک مورد را لمس می کنید، باید بلافاصله با آن برخورد کنید، نه اینکه بعداً آن را کنار بگذارید. برای کاهش استرس و افزایش بهره وری، این قانون را در ایمیل ها، کاغذبازی ها و سایر وظایف خود اعمال کنید.

مرحله 7: ذهن آگاهی و مراقبت از خود را تمرین کنید

ذهن آگاهی و مراقبت از خود برای حفظ سازمان شخصی خوب ضروری است. ذهن آگاهی را با تمرکز بر لحظه حال، بدون قضاوت، تمرین کنید. این می‌تواند به شما کمک کند حتی زمانی که با وظایف یا موقعیت های چالش برانگیز مواجه می شوید آرام و متمرکز بمانید. مطمئن شوید که فعالیت های خودمراقبتی مانند ورزش، مدیتیشن یا گذراندن وقت با عزیزان را در برنامه خود قرار دهید.

مرحله 8: سیستم خود را به طور منظم بررسی و تنظیم کنید

آخرین گام برای بهبود سازمان شخصی شما این است که سیستم خود را به طور منظم بررسی و تنظیم کنید. این شامل تأمل در مورد اینکه چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی نیاز به بهبود دارد و در صورت نیاز تنظیمات را انجام می دهد. موفقیت های خود را جشن بگیرید و زمینه های بهبود را شناسایی کنید و مطمئن شوید که به تمرین ذهن آگاهی و مراقبت از خود ادامه می دهید.